Come gestire il proprio tempo

gestione tempo

Spesso durante i corsi di formazione i corsisti mi dicono “Non sono riuscito/a a fare gli esercizi di memorizzazione questa settimana perché non ho avuto tempo!”, “Oh no! come trovo 10 minuti al giorno per allenare la lettura veloce? Ho una settimana piena di impegni!” Di fronte a queste frasi racconto sempre una storiella che tempo fa, proprio durante un corso di formazione, è stata raccontata a me:

Un giorno un boscaiolo stava tagliando gli alberi con la sua sega, e faceva davvero molta fatica. Un signore, passando di lì, si fermò ad osservarlo e ad un certo punto gli disse:” Signor boscaiolo, la lama della sua sega non è affilata, per questo fa tanta fatica, perché non si ferma ad affilarla?” Il boscaiolo irritato rispose:”Non vede che ho un sacco di lavoro, tanti alberi da tagliare, come posso ora perdere tempo ad affilare la sega?” Quel passante sapeva che se si fosse fermato e avesse investito qualche minuto del suo tempo per affilare la sega poi avrebbe proseguito il lavoro più velocemente e con meno fatica!

Quello che dico ai miei corsisti è: 10 minuti al giorno, ora, per allenare la lettura veloce o le tecniche di memorizzazione ti permetteranno tra qualche settimana di leggere più velocemente, di ricordare informazioni senza rivederle e quindi di risparmiare tempo. Se non ce la fai allora è proprio il caso che ti fermi e che affili la sega!

Cosa vuol dire affilare la sega? Quando ti senti sopraffatto dagli impegni, con quella sensazione di avere l’acqua alla gola, di non avere tempo, di fare un sacco di cose ma non riuscire a portarle a termine, o di non riuscire ad essere produttivo nel tuo lavoro, allora è il caso che ti fermi ed affilare la sega, cioè fermati e chiediti “a cosa sto dedicando il mio tempo? quali sono le priorità? quali sono le cose importanti?” e poi pianifica.

La giornata di tutti noi è di 24 ore, non si può avere più tempo, ma si può imparare a gestire meglio il tempo! Come? Una buona strategia che io utilizzo è valutare l’importanza e l’urgenza delle attività che devo fare. Gli impegni della nostra vita si possono classificare in quattro categorie:

A) Impegni Importanti e Urgenti: cioè attività che non possono essere rinviate senza conseguenze negative, ad esempio pagare le tasse entro la scadenza. Queste attività vanno necessariamente affrontate subito e non possono nemmeno essere delegate! Vivere una vita principalmente nella tipologia “Importante e Urgente” crea molto stress, e se ti trovi in questa situazione è davvero necessario dedicare del tempo ad organizzarti, a pianificare per evitare di arrivare a questo punto.

B) Impegni Importanti e Non urgenti: sono compiti importanti, ma che possono aspettare, a patto che li si pianifichi, che si stabilisca entro quando vanno fatti per evitare che diventino di tipo “A”. Queste attività possono essere delegate, ma sotto controllo.

C) Impegni Non Importanti e Urgenti: sono attività, quali fare la fila alla posta per pagare una bolletta, o alcune telefonate, che se organizzassimo e/o delegassimo non ci farebbero perdere tempo.

D) Impegni Non Importanti e Non Urgenti: queste attività sono un vero pericolo e vanno eliminate.

Colui che è padrone del proprio tempo ha per la maggior parte attività di tipo “B”: “Importanti e Non urgenti”. Un sistema semplice ed efficace per avvicinarsi il più possibile a questa situazione ideale è pianificare la propria settimana stabilendo delle priorità, ed ecco come farlo in 3 passi:

1) Stabilire quali sono le aree importanti nella propria vita, ad esempio l’essere partner, genitore, il lavoro, la salute, la mente, lo svago, ecc.

2) Per ogni area stabilire degli obiettivi settimanali, chiedendosi “cosa voglio realizzare questa settimana?”

3) Pianificare e scrivere le attività da fare per raggiungere quegli obiettivi, e ovviamente seguire poi la pianificazione fatta.

A mano a mano che metterai in pratica questi accorgimenti ti accorgerai che diventeranno sempre più naturali, e soprattutto riuscirai a diventare sempre più padrone del tuo tempo.


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